Không lưu trữ hóa đơn đủ 10 năm, hộ kinh doanh có thể bị phạt tới 15 triệu đồng
Làm mất dữ liệu hoặc không bảo đảm lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 8–15 triệu đồng.
Báo Lao động đưa tin "Không lưu trữ hóa đơn đủ 10 năm, hộ kinh doanh có thể bị phạt tới 15 triệu đồng" với nội dung:
Sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, không ít hộ kinh doanh cho rằng chỉ cần lập và gửi hóa đơn cho khách hàng là đã hoàn thành nghĩa vụ. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn thường bị xem nhẹ, nhất là với các hộ nhỏ lẻ, không có kế toán chuyên trách và chủ yếu thao tác trên điện thoại hoặc máy tính cá nhân.
Thực tế, theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, lập hóa đơn mới chỉ là một phần nghĩa vụ. Hóa đơn điện tử còn phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và có khả năng truy xuất trong suốt thời hạn luật định. Việc mất dữ liệu do đổi thiết bị, lỗi phần mềm hoặc không sao lưu không làm phát sinh quyền “miễn trừ” nghĩa vụ này.
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Điều này đồng nghĩa, hộ kinh doanh không chỉ cần lưu bản thể hiện hóa đơn, mà còn phải bảo đảm dữ liệu không bị xóa, mất hoặc không thể truy xuất trong suốt thời gian lưu trữ. Việc chỉ lưu hóa đơn trên một thiết bị cá nhân, không sao lưu hoặc không sử dụng hệ thống lưu trữ ổn định tiềm ẩn rủi ro vi phạm.
Mức phạt khi không lưu trữ đủ hóa đơn theo quy định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không lưu trữ, lưu trữ không đầy đủ hoặc làm mất dữ liệu hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính.
Cụ thể, hộ kinh doanh có thể bị:
- Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn điện tử do không bảo đảm điều kiện lưu trữ theo quy định;
- Phạt từ 5 – 10 triệu đồng nếu không cung cấp được hóa đơn điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
Mức phạt này được áp dụng kể cả khi hộ kinh doanh không có hành vi trốn thuế và không phát sinh số thuế phải truy thu.
Mất dữ liệu hóa đơn khác gì với không lập hóa đơn
Về mặt pháp lý, cần phân biệt rõ giữa không lập hóa đơn và đã lập nhưng không lưu trữ được hóa đơn. Không lập hóa đơn là vi phạm nghĩa vụ ghi nhận doanh thu, có khung xử phạt cao hơn và gắn trực tiếp với rủi ro trốn thuế.
Trong khi đó, việc làm mất dữ liệu hoặc không bảo đảm lưu trữ hóa đơn là vi phạm nghĩa vụ quản lý, bảo quản hồ sơ thuế. Dù không làm thay đổi số thuế phải nộp, hành vi này vẫn bị xử phạt vì làm gián đoạn khả năng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu của cơ quan quản lý.
Khi nào được xem xét giảm nhẹ trách nhiệm
Luật Quản lý thuế cho phép xem xét các tình huống bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, sự cố kỹ thuật diện rộng ảnh hưởng đến hệ thống lưu trữ. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh không có biện pháp sao lưu, không ký hợp đồng lưu trữ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc để mất dữ liệu do chủ quan, việc xử phạt vẫn có căn cứ.
Trên thực tế, nhiều trường hợp mất dữ liệu phát sinh từ việc đổi điện thoại, thay máy tính hoặc xóa ứng dụng mà không sao lưu, những lý do này không được coi là bất khả kháng.
Chuẩn hóa lưu trữ để tránh rủi ro bị phạt
Để hạn chế nguy cơ bị xử phạt, hộ kinh doanh cần rà soát lại toàn bộ quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử. Việc lựa chọn nhà cung cấp có hệ thống lưu trữ tập trung, sao lưu tự động và khả năng truy xuất ổn định là yếu tố quan trọng. Đồng thời, cần định kỳ kiểm tra lại dữ liệu hóa đơn, đặc biệt sau khi thay đổi thiết bị hoặc cập nhật phần mềm.
Trước đó báo Lao động cũng đưa tin "Hộ kinh doanh bị phạt tới 15 triệu đồng khi hủy hóa đơn điện tử sai quy định" với nội dung:
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh khi phát hiện hóa đơn lập nhầm đã chọn cách xóa trực tiếp trên phần mềm, thậm chí xóa khỏi thiết bị để “dọn dữ liệu”. Cách làm này khá phổ biến, nhất là với các hộ không có kế toán chuyên trách và quen xử lý nhanh gọn các sai sót nhỏ.
Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn điện tử không được phép hủy, xóa tùy tiện. Việc xử lý hóa đơn đã lập phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục được pháp luật quy định. Nếu hủy hoặc xóa hóa đơn sai quy định, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính, dù không phát sinh hành vi trốn thuế.
Hủy hóa đơn điện tử sai cách có thể bị phạt tới 15 triệu đồng
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi hủy, xóa hóa đơn điện tử không đúng quy định bị coi là vi phạm trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Cụ thể, hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng trong các trường hợp:
- Tự ý hủy, xóa hóa đơn điện tử đã lập mà không thực hiện đúng quy trình;
- Hủy hóa đơn nhưng không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định;
- Làm mất dữ liệu hóa đơn do xóa sai cách, không bảo đảm lưu trữ.
Mức phạt được áp dụng căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh, không phụ thuộc vào việc hóa đơn đó có làm thay đổi nghĩa vụ thuế hay không.
Nhầm lẫn khi xử lý hóa đơn là lỗi nhiều hộ đang mắc
Về mặt pháp lý, cần phân biệt rõ giữa hủy hóa đơn và điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Hủy hóa đơn chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép, theo đúng trình tự và phải có đầy đủ căn cứ. Trong khi đó, với các sai sót thông tin phổ biến, pháp luật yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, chứ không được xóa bỏ hóa đơn cũ khỏi hệ thống.
Việc nhầm lẫn giữa các cách xử lý này là nguyên nhân khiến nhiều hộ kinh doanh vô tình vi phạm quy định, dẫn đến bị xử phạt.
Hủy hóa đơn sai quy định có thể kéo theo rủi ro truy thu thuế
Hủy hóa đơn sai quy định không mặc nhiên đồng nghĩa với trốn thuế. Tuy nhiên, nếu việc hủy hoặc xóa hóa đơn làm che khuất doanh thu thực tế, gây chênh lệch số liệu kê khai, cơ quan quản lý có thể xem xét lại nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.
Trong trường hợp đó, ngoài mức phạt hành chính về hóa đơn, hộ kinh doanh còn có thể bị:
- Truy thu phần thuế kê khai thiếu;
- Phạt 20% số thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế 2025;
- Tính tiền chậm nộp theo quy định.
Chuẩn hóa quy trình để tránh rủi ro xử phạt
Để hạn chế rủi ro, hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót, tuyệt đối không tự ý xóa hóa đơn khỏi hệ thống. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hướng dẫn rõ ràng về điều chỉnh, thay thế và lưu trữ dữ liệu sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ vi phạm.
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu, hủy hóa đơn điện tử sai quy định không còn là lỗi kỹ thuật nhỏ, mà có thể khiến hộ kinh doanh đối mặt mức phạt lên tới 15 triệu đồng. Tuân thủ đúng quy trình ngay từ đầu là cách hiệu quả nhất để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.
